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“A regra número um dos ladrões é que nada é demasiado pequeno para roubar (um segundo de seu tempo também é precioso para levar)”.
As horas que passas a trabalhar, quantas horas são produtivas?
Às vezes acabamos o dia com a sensação de não ter feito tudo o que queríamos e nós levamos a culpa ao tempo (o que poucas horas tem o dia!, dizem alguns).
Mas, o verdadeiro problema não é que não tenhamos sabido gerir o nosso tempo (não podemos esticar o tempo com uma varinha mágica). O que nós podemos fazer é melhorar o nosso foco de atenção para essa tarefa, e desta forma ter tempo para tudo.
E pensaréis, por que algumas pessoas fazem muitas coisas mais do que outras, tendo o mesmo tempo?
Essas pessoas, possivelmente, saibam identificar e combater os chamados ladrões de tempo, os quais são . Podemos diferenciar os ladrões de tempo externos e os que geramos a nós mesmos e são internos.
Estima-Se que os ladrões de tempo, pode remover, entre 50 e 70 % de horas efectivas de trabalho.
E o primeiro passo para nos livrarmos deles é ter consciência de que existem:
Ter aberto o e-mail e durante toda a jornada de trabalho provoca uma grande distração no trabalho. Notificações que te alertam que recebeu um e-mail novo ou uma mensagem privada pelo Facebook farão sair do trabalho e cair na tentação de querer responder e ver do que se trata.
O ideal seria que nós deixemos essas tarefas para uma determinada hora do dia e se é necessário configurar o e-mail para que nos cheguem a uma hora agendada. É recomendável não fazê-lo mais de três vezes ao dia.
A simples vista de uma chamada de telefone é mais eficaz do que escrever um e-mail. Demora menos em dizer algo que em escrevê-lo. Mas, às vezes, o telefone pode nos jogar uma má passada com chamadas inesperadas ou muito longas.
Então, se você não estiver esperando uma ligação importante e está concentrado em uma tarefa, é recomendado que desligue a linha. Se precisam de algo deixarão uma mensagem ou voltarão a fazer a ligação mais tarde.
Há reuniões e reuniões. São aquelas que são produtivas e eficazes, e outras que são muito longas e estão mal organizadas. Estas últimas, o que fazem é perder tempo. Imagine que você reuniu dez pessoas, você pode ter perdido dez horas de trabalho.
Quando vai convocar uma reunião, pense se realmente é necessário e convocado apenas para as pessoas que estão envolvidas. Se você não sabe do que temas vão falar, ou se tiver tido tempo para prepará-lo, aconselho-te que não siga adiante e cancelar.
Evita visitas inesperadas no escritório ou em casa (se você trabalha lá) e estabelece um horário para recebê-las. Se é algo inevitável, diga de forma educada e simpática, que os atenderás em outro momento e fixa um dia e uma hora específica.
Às vezes, sem querer te vês envolto em distrações por culpa de uma má gestão de outros. E, neste caso, a paciência é o único que te ajuda a manter a calma.
Ser demasiado exigentes com si mesmo e querer fazer uma tarefa perfeita precisa de muito tempo e, certamente, se estivermos removendo a outra tarefa que tínhamos pendente.
Tudo nós não podemos fazê-lo sozinhos, é necessário delegar tarefas em outros profissionais que tenham as capacidades necessárias para poder cumprir com os nossos objectivos. Há que confiar em outras pessoas para poder continuar crescendo.
Saber controlar suas emoções é algo que nem todas as pessoas sabem fazê-lo. Mas, no momento em que consiga desviar suas preocupações , ansiedade, culpa…de a tarefa que está a desempenhar, você vai ganhar muito tempo.
Se soubéssemos onde temos cada coisa, não perderíamos o nosso tempo precioso em encontrar o arquivo do computador que, um dia, nós mantemo-nos naquela pasta que criamos.
Aprender a dizer NÃO nos ajudará a estar mais perto de nossos objetivos. Não há necessidade de ser agressivo ou hostil, simplesmente dizer gentilmente que você não pode conversar ou atendê-lo nesse momento. e evita que te manipulem como lhes dê a ganhar.
Ou o que é o mesmo: deixar as tarefas para outro momento. Normalmente deixamos para outro momento aquelas tarefas que menos gostamos, que nos fazem sentir desconfortáveis ou que nos cansar.
Pensamos que temos todo o tempo do mundo para fazê-lo e que nada vai acontecer se não o executamos. Mas o tempo é algo que nunca se pode recuperar e se o deixarmos passar, os nossos objetivos nunca serão cumpridas. E nós estamos aqui apenas uma vez, há que aproveitá-lo!
Corte comercial: Se você quiser saber mais do assunto,
As interrupções são, na maioria das vezes, alheias a nós, que sentimos que pouco podemos fazer para controlá-las.
No entanto, existem algumas técnicas que eu mesmo tenho experimentado, que irão ajudá-lo a organizar melhor o seu tempo, e a trabalhar de forma mais eficiente em seu trabalho e, é claro, .
Em seguida vou explicar cada um destes dicas para aproveitar melhor o seu tempo:
Este passo já demos quando identificamos a esses ladrões de tempo externos e internos que aparecem com freqüência no nosso dia-a-dia.
Entre minhas tarefas se encontra a gestão das redes sociais da empresa onde trabalho e quando dedico atenção a esta tarefa, é verdade que eu passo mais tempo de conta no Facebook, bicheando outras contas e vendo algum vídeo interessante que me impactou.
Além disso, costumo deixar o celular no som para receber notificações do Twitter e responder, no momento a pessoa que me escreveu uma mensagem ou para dar as graças ao retuit que me têm feito.
Como vos parece, verdade?
O fato de deixar o celular no som é para mim o maior problema, já que não só espero um feedback de algum seguidor no Twitter. Aproveito e leio o whatsapp que acabei de receber e escrevo ainda que seja brevemente. Ou se receber uma chamada, respondo.
Por isso, o primeiro passo é identificar hábitos que praticamos e que atentam com a nossa produtividade. Apúntalos se há a necessidade de uma folha para ter consciência de quais são.
O segundo passo que para mim tem funcionado é organizar o seu dia com lápis e papel. Pegue uma agenda e escreve todas as coisas importantes que você tem que fazer e concentre-se nelas.
Há pessoas com preocupações em sua cabeça, o que lhes impede de se concentrar nas suas tarefas e isso os impede de ser produtiva.
Então, respire fundo, deite-se, busca um lugar em que se sinta relaxado e tranquilo para pensar e organizar-se. E agora encoste-se em uma agenda para distribuir seu tempo e fazê-lo mais efetivo.
Pense em um lugar que lhe permita refletir e pensar com clareza essa lista de prioridades que deve cumprir uma data limite que se impongas. Meu lugar preferido é a praia no verão, quando começa a esvaziar e ficar em silêncio, e o resto do ano, o meu quarto.
Qual é seu lugar favorito?…
Meu momento do dia para ordenar as minhas ideias é quando eu vou para a cama, antes de dormir. É aí quando penso que os objectivos ou metas que devo cumprir, não importa se eu sou a chefe da minha própria empresa ou cumprir ordens de alguém.
Penso que devo fazer x tarefas para chegar ao objetivo desejado. E quanto mais eu me concentre em cada uma dessas tarefas, de forma mais directa chegarei e com menos obstáculos me encontrarei.
Às vezes, mesmo quando eu me levanto da cama, quando a mente está totalmente organizada e limpa, me surgem ideias que a noite anterior não tinham me ocorrido. Disponível nos dispositivos essa agenda e confira.
Um dos hábitos que incluo em minha rotina é priorizar as tarefas. Primeiro faço as mais importantes do que costumam ser as mais difíceis e as que mais me custou, e depois das mais fáceis.
Deixar para o final do dia, quando você está mais cansado e esgotado, as tarefas mais fáceis irá ajudá-lo a terminar com sucesso o seu dia.
Se, pelo contrário, deixamos para as 6 da tarde, a reunião com o cliente ou a videoconferência por Skype com um parceiro, tanto um como outro não rendiremos ao máximo e estaremos desejando terminar para ir para casa descansar. E não teremos tirado todo o suco que poderíamos ter conseguido.
Uma estratégia que me é muito eficaz é deixar algumas atividades para um horário específico. Se eu sei que eu sou mais produtiva a primeira hora da manhã, depois do meu almoço, é nessa faixa de horário, quando fixo a reunião importante que eu tenho.
Fazer uma cruz com as tarefas que realizamos, nos permite visualizar melhor que temos controle de tudo o que fizemos. E isso aumenta a produtividade.
Se vemos que a tarefa não vamos terminá-la no tempo fixado, vamos tentar manter a calma e procurar soluções. Talvez essa tarefa necessite de mais tempo e recursos, por isso que devemos fixar outro prazo.
Quando cumprir todas as tarefas, pensamos que passos são os seguintes, e a forma de alcançá-los.
Completar com sucesso todo o proposto, aumenta nossa auto-estima e nos ajuda a eliminar a idéia de deixar as tarefas para mais tarde.
Quando você criar uma nova lista, analisa quais objetivos você cumprido pelo momento e quais não.
Um amigo me disse que algo que lhe ajudava a ver em que ponto suas ações estavam alinhadas aos seus objetivos, foi colocando um valor numérico a essa lista. Por exemplo, se de 10 tarefas, realizamos com sucesso 7, nos encontraremos em 70% do caminho, sabendo que para chegar a 100%, teremos que modificar ou ajustar a lista.
E tu, porventura, possivelmente alguma técnica mais a esta lista? Conte-nos sua experiência!
Torne-se um policial do tempo e não deixe que te roubem compartilhe!
É editora Gananci, apaixonada do marketing digital, especializada em comunicação online. Se recusa a ir para a cama cada noite sem ter aprendido algo novo. Lhe incomoda as ideias de negócio e, mais ainda, dar uma olhada criativa para o pequeno mundo em que vivemos.
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Empreendedora, escritora, nutricionista e apaixonada pelo esporte. Minha missão é ajudá-lo a melhorar tus hábitos e transformar sua vida.
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